日々の業務で生じる立て替え経費、その面倒な経費精算を自動計算で効率化する無料の経費精算書テンプレートを24種紹介します。また経費としてみとめられるのはどんな費用なのかや、経費精算書に必須の項目、作成の注意点などを解説していきます。 記載されている内容は2018年01月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, ビジネスシーンでは、多くの方が使用している経費精算書ですが、経費精算書の正しい書き方を、ご存じでしょうか。ここでは、経費精算書について、詳しく紹介いたします。初めて、経費精算書を作成する方は、ぜひ参考にしてみてください。, 「経費精算書」という言葉をご存じでしょうか。ビジネスシーンではよく使用されるワードです。経費精算書とは、業務のために必要になった費用を、社員が立て替えて支払った代金を精算する際に使用する書類のことを指します。精算書の取り扱いについては、会社によって異なり、取扱いのルールもありません。また、立替期間の目安は約1ヶ月が多く、精算方法としては、給料と一緒に口座へ振り込み、現金または小口現金で生産、先に現金や預金で一定額を支払う、仮払いの方法があります。経費精算を行う場合には、基本的に、取引の書類は残さなければならない、という決まりがあります。取引の書類というのは領収書やレシートのことです。また、取引記録などのも使用されます。これらをもとに、経費精算書が作成され、経費の精算が完了します。, 経費精算書の取り扱いについては、ルールはなく、会社によって異なっています。ここでは、経費精算書の一般的な書き方について説明致いたします。, 経費精算書作成の流れについて説明いたします。まずはじめにすることは、1ヶ月分の領収書を内容ごとに分類することから始めましょう。1ヶ月分の領収書となると、膨大な領収書の数の方もいらっしゃるでしょう。まずは、領収書を見て、おおまかに分類していきます。次に、勘定科目ごとに分けます。勘定科目には、交通費や給料などさまざまでしょう。勘定科目に従って、領収書を分けていく作業をします。この作業に時間がかかってしまう方もいらっしゃるでしょうが、この作業を適当にこなしてしまうと、あとあと手間がかかってしまうこともありますので、きちんと分類してください。ここまできたら、経費精算書に必要事項を記入し、経費精算書を作成していきます。経費精算書に記入すべき内容は、支払日、勘定科目、相手先、金額、取引内容です。漏れのないように、また正確に記入するようにしてください。, 経費精算を行う際には、取引の書類は残さなければならないというルールがあります。取引の書類が領収書でなければならないというルールはありません。しかし、レシートは領収書に比べると、若干、融通が利きにくいという点があります。領収書が発行されないという場合もありますが、レシートが手元に残っているのであれば、そのまま経費にすることが可能です。また、レシートなどの取引記録が手元にまったく残っていない場合や、領収書を紛失していまった場合、また、電車の切符代など、記録のない場合には、自分で紙に必要事項を記入する必要があります。記入事項は、取引日（代金の支払いが行われた日）、金額（実際に支払った金額）、支払先（先方の会社名や個人名）、支払った内容です。このようｊに、領収書やレシート、取引記録などをもとに経費精算書を作成し、経費の精算を完了させることができます。, 経費精算書の書式は、決まったルールは存在しませんので、会社によって異なります。しかし、経費精算書に記入しなければならない記入事項は、基本的にきまっています。経費精算書に記入しなければならない必要事項は、支払日、勘定科目名、相手先名、金額、取引内容の5つです。勘定科目については、よく使用する経費については、どのような処理をするのかを、具体的に社内で統一させなければなりません。そして、勘定科目別に集計し、それぞれの合計額を算出後、領収書を精算書に添付します。領収書の添付方法は、会社によっても異なりますが、基本的には経費精算書の裏に添付します。経費精算が1ヶ月分まとまれば、合わせて会計処理も1ヶ月分を計上します。, 通常、経費精算書を使用して、社員が立て替えた経費を処理します。社員が立て替えた証拠となる、領収書やレシートなどをどのように管理するかは、大変重要なことです。では、経費精算はどのような会計処理が行われているのでしょうか。, 会社の経費の動きには、すべてにおいて会計処理が行われ、経理担当者が仕訳をきって管理されています。勘定項目や勘定科目が設けられ、勘定項目や勘定科目別に集計することができたり、お金の動きを明確に知ることができます。経費精算書には、支払日、内容、支払先、金額の記入が必要です。仕訳では、社員が立て替えた日ではなく、経費精算を行った日で処理がされます。そのため、決算に精算が間に合わなかったものに関しては、未払い金として処理することになります。, 領収書やレシート、また請求書や納品書など、取引を証明する書類として重要な役割を果たすものを、証ひょう書類と呼びます。証ひょう書類は、整理しなければどんどん溜まっていってしまう書類ですが、きちんと保管しなければなりません。これらは、決算書類とともに、一定期間保存することが義務付けられています。証ひょう書類は、確定申告が終わっても、廃棄処分してはいけないルールがあります。個人事業主の場合は、原則として7年、一部のものに関しては5年間保管し続けなければなりません。7年間保管しなければならない証ひょう書類は、領収書、請求書、預金通帳などです。5年保管の証ひょう書類は、納品書、見積書、注文書、契約書などです。, 保管方法としては、原則的に、紙でそのまま保存する方法となります。パソコンなどで作成した書類は、データとしてではなく、プリンターでアウトプットしておくようにしましょう。領収書などは大きさがさまざまで、ファイリングが難しいことがあります。領収書やレシートなどについては、ノートやスクラップブックを使用して、日付順に貼りつけるようにすると、後で見返すときにも分かりやすいでしょう。下から順番に重ねて添付すると、ノートも少なくて済みますし、見やすくなります。, 仮払金とは、正確な金額を確定することができない場合、事前に概算で支出する現金や小切手などのことを指します。仮払を行う際に必要なのが、「仮払経費申請書」と「仮払金経費精算書」です。仮払経費申請書によって、仮払いされたお金が、実際はどのように使用されていたのか、不足金、余剰金があったのかどうかを申告し、不足や余剰分は、その精算も含めた処理を行います。仮払金を使用して、実際に出張などに行って、目的を遂行した後には、仮払経費申請書を作成します。内容は、仮払金を申請書どおりに使用したのか、余剰金があれば、その旨を記入します。仮払金申請書を作成し、お金を使用した後には、必ず仮払金経費精算書を提出しなければ、経理処理が完了しませんので、仮払いをした際には、忘れずに記入するようにしましょう。, 交通費とは、交通機関を使用して、一定の地点に向かう際にかかった費用のことです。交通費を精算する際には経費精算書を使用しますが、会社によっては、「交通費申請書」や「交通費精算書」など、交通費に特化した書類がある場合もあります。経費精算書で交通費を記入する場合の必要事項は、利用日、利用交通機関、所要交通費、利用目的の4項目です。すべてが重要事項となりますので、記入の際には漏れのないようにしましょう。利用交通機関や所要交通費などは、後で調べるのではなく、利用しているときにメモをするなどすれば、経費精算書作成のときに作成しやすくなるでしょう。, 個人事業主の方は、当然のことながら、経費精算を自分でしなければなりません。また、個人事業主は、仕事とプライベートの線引きが、かなり難しくなっています。目的によっては、事業のためのものであれば、経費にすることが可能なこともあります。しかし、それを証明することのできる証明書(領収書など）が必要となりますので、領収書の管理はしっかりと行ってください。, 派遣で働いている皆さんは、今の時給に満足していますか？もう少し欲しいなと思いますか？実は、派遣で働いている人の中には時給交渉をして、時給アップに成功した人もいます。彼らは一体どうやって時給交渉をしたのでしょうか？今回は時給交渉を成功させるコツをご紹介します。, 面接が苦手という人は多く、緊張するものです。しかし就職を勝ち取るには避けて通れないのが面接です。そこで面接で使う一人称について語りましょう。一人称はあなたの第一印象を決定づける重要な意味を持ちますので、基本的なビジネスマナーを紹介しましょう。, 二次面接で聞かれやすい質問・解答例とはどのようなものでしょう。特に一次面接との違いについても気になるとところです。この記事では、二次面接特有の質問や、転職、新卒などの状況別に、どのように二次面接で解答するか、具体的な例とともに解説したので参考にしてみて下さい。, 就職活動や転職活動などを行っているときに必ず必要となる履歴書。しかし、どんな履歴書を用意すればいいか悩むこともあるのではないでしょうか。今回は履歴書の紙質についてご紹介します。シチュエーションに合わせた紙質の履歴書を使用して、活動の参考にしてください。, 就職や転職をするとなれば自分を売り込むために自己PRを考える必要があります。不動産業界は人気も高いので入念に自己PRを練り上げる必要があります。今回は不動産業界の自己PRの作成のコツを例文を挙げながら新卒や未経験、転職などに分けてご紹介していきます。. きちんと経費を計上！（収支内訳書）の「経費」書き方ガイド「収支内訳書」は、白色申告をする人が、経費や事業の収支を記載するための用紙です。中でも経費の書き方については、会計の専門知識がないと難しいと考えている人も多いかもしれません。 経費精算書の記入で迷ったことはありませんか。この記事では、職位などの立場別の書き方や、出張や消耗品の購入などのシーン別の書き方、領収書などの信書の添付などについて解説しました。経費精算書についてよく分からないという方は、ぜひお読みください。, 記事に記載されている内容は2018年10月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, 経費精算書（または立替経費精算書）とは、日々の業務において支払いの発生した経費について、一時的に金銭を立替えて支払ったものを、後日会社より精算をしてもらうために提出する書類を指しています。一時的であっても、会社の経費を従業員が支払うことに疑問を感じる人もいますが、経費の立替え支払いについての法的問題はありません。, 会社の用件で出張へ行った際の交通費や、仕事上必要な消耗品や備品の購入で要した費用などを精算するために使用する経費精算書は、さまざまな立場によって目的や用途が異なりますので、記入方法にも違いが出て来ます。一般社員は、消耗品の購入や出張による交通費の精算といった、実務に密接した経費のみの精算が多くなり、職位や責任を得る度に、取引先との飲食代としての接待交際費や、部下との親睦を深める会を催した場合の福利厚生費などを申告することもあります。, 会社の有数である社長の場合、会食ひとつ取っても、取引先相手か従業員相手かで、経理上の仕分けるべき勘定科目が違ってきます。取引先相手でしたら「接待交際費」、従業員でしたら「福利厚生費」に仕分けます。税務署への適正な申告を行うためにも、経費使用の状況や目的などは、なるべく具体的に伝えるようにしましょう。, 領収書は、経費として精算するべきものであることを証明するためにも、経費精算書に添付する必要があります。逆に、領収書が無い場合は、税務署が経費として認めないため、会社によっては、領収書の添付の無い経費精算書を却下することもあり得ます。事業を行う上で使用した費用は、経費として精算し、経費精算書を元に精算されるのがほとんどです。しかし、経費として認められるのは「仕事のために支出したもの」だけです。経費として処理すべきではないものを誤って計上したり、故意に課税負担を逃れるために経費として計上するケースなどがありますので、税務署が目を光らせています。, 領収書を受け取る際に迷うのが宛て名です。特に小売業でよくある、会社名と店舗名が違う場合などは、領収書の宛て名をどうするのか聞かれた時に迷うこともあるでしょう。経費精算書で申請する経費を証明する場合の領収書の宛て名は、会社名で貰うのが一般的です。また、もし誤って店舗名で貰ったとしても、領収書が無効になることはありません。ただし、経費を使用した個人の名前では貰わないように気を付けることが必要です。自分自身のみならず、社会人になって間もない新人にも、指導などを心掛けましょう。, 経費精算書は会社に提出する書類ですので、取り決められた項目は必ず記入しなくてはなりません。日付と購入品目、金額といった項目は最低限、記入しなくてはいけない項目ですし、その3つの項目についての記入方法については問題ないでしょう。ここからは、記入方法について迷うことの多い項目について、項目別にそれぞれ解説します。, 経費精算書に書く支払先は、原則として会社名を記入します。小売業態などの店舗が発行した領収書の場合、店舗名と会社名が併記してあることが多いので、会社名の方を書くようにしましょう。ただし、全国チェーンのコンビニエンスストアなどのように、認知度が圧倒的に高い店舗の場合でしたら、店舗名の記入でも問題はありません。, 経費精算書で交通費を記入する場合は、使用した路線と乗車区間を記入する必要があります。電車の場合は、東海道線の東京～横浜間のように記入し、高速道路の場合は、東名高速東京～横浜町田インターのように記入します。新幹線などで別途特急料金が掛かった場合は、新幹線を利用したことも併記しておくと良いでしょう。, 経費精算書の備考欄は、経理担当者が勘定科目を仕分けやすくするために摘要欄として使用するのがおすすめです。例えば、菓子折りを購入して取引先などへの手土産として持参する場合に、「取引先への手土産」と一筆加えて置くだけで、接待交際費に振り分けるべきものであることが分かります。また、通信費として仕分けられるべき切手代と、租税公課として仕分けられるべき収入印紙代を1枚の領収書で受け取った場合は、切手代がいくらで収入印紙代がいくらであるかを記入しておくと、正確な仕訳ができるので、経理担当者の業務がスムーズに進みます。, 法人における領収書は、法人税法で言う「帳簿書類」に属し、保存期間は7年間と定められています。したがって、領収書が添付された経費精算書も、「帳簿書類」のカテゴリーに属するため、自ずと保存期間は7年間という解釈になります。ただし、この7年間の起算日は、領収書の発行があった日からではなく、法人税申告期限日が起算日です。会社などの法人の場合は、会社の事業年度ごとに保存しておくのが一般的となっていますので、経費精算書も同じように、過去7年度分保存していることが多いです。, 日本郵便で規定されている信書には、請求書類・許可証類・証明書類・賞状・ダイレクトメールといった書類が挙げられています。また、請求書類の中には、領収書や見積書、あるいは納品書と言った書類も含まれます。経費精算所には、領収書だけでなく、請求書や見積書、納品書といった信書は、添付しておいた方が無難でしょう。特に、経費明細書に添付すべき領収書の但し書きが、不明瞭だと受け取られかねない場合には注意が必要です。信書を添付することで、税務署の監査対策として、使用経費内容に不正がないことを証明することができます。, 経費精算書には、領収書を添付することが原則ですが、中には領収書のない経費も存在します。例えば、結婚祝い金やお香典などの慶弔見舞金が領収書のない経費に当たります。領収書が無い場合は、出金伝票を作成し、必要経費であったことを証明する形となります。出金伝票には、日付・金額・費用項目・摘要などの記入欄があり、それぞれの項目について記入していきます。また、原則として、上司または決裁権限者の押印も必要となることが多いです。なお、出金伝票は申請者の自己申告によるものなので、信憑性が薄いと疑われる場合もあります。可能な範囲で、証拠となる記録を残しておくようにしましょう。, 経費精算書は、定形の様式がある会社もあれば、特に決まった形がなく、領収書の提出で精算をする会社などさまざまです。近年は、決算上の不正を防ぐ理由から、経費精算書の様式を定めて使用させる会社の方が多くなってきました。同じ経費精算書でも、日常的に使用する消耗品やお客様へのサービス品などを購入する場合の書面様式と、出張などの交通費を精算する場合の書面の様式は区別されていることが一般的となっています。使用した経費の目的を元に、使用すべき書面を確認し、日付・金額・支払い先・使用理由などをきちんと記入しましょう。, 出張時の経費精算を目的とした経費精算書は、「出張旅費精算書」のように、区別された様式のものがあるのが一般的です。使用する用紙についてはあらかじめ確認をしておくと良いでしょう。使用した交通機関や利用区間は必ず申請しなくてはなりませんので、きちんと記録を取っておくようにします。以前は、電車やバスなどの料金は領収書が出ないのが一般的だったので、請求者の自己申告の形になっていましたが、近年は鉄道会社でも、券売機で領収書を発行できるシステムが導入されています。交通費についても、可能な限り、領収書の発行をお願いするようにしましょう。, 会社を運営していく上で、経費の支払いは必ず発生しますが、支払った経費は、仕事上必要なものでなくてはなりません。支払った経費が、業務上必要で正当なものであるのかは、税務署や税理士、場合によっては監査法人がチェックします。的確な経費の使用であるのかどうか気をつけましょう。申請した経費に不透明なものがあれば、当然追及されますし、理由に正当性がなければ、経費として認められません。これは、一般社員が何気なく提出している経費精算書にも同じことが言えますので、きちんと記入することを心掛けましょう。, ドライバーへの転職をお考えの方は、好条件求人が多いドライバー専門の転職サービス『はこジョブ』へ！, 稼げないタクシー運転手には特徴があります。効率よく車を回したり、顧客の立場に立った接客ができなければ稼げるタクシードライバーになることができません。また、自分の普段の作業を振り返ることで稼げない原因を突き止めることができます。, バッテリーは、電気を蓄えるもので中にはバッテリー液と言う液体が入っています。バッテリー液は、自然と少なくなってしまい最後には性能を発揮することができなくなります。また、バッテリー液が無くなってしまうと火災などの原因となりますので注意が必要です。, ドライバーの身だしなみについて解説しています。ドライバーが気を付けるべき身だしなみのポイントや身だしなみ以外に気を付けるべき点についても説明しています。ドライバーのどのような身だしなみや態度がお客様にいい印象を与えることができるのかヒントを得られるでしょう。, エンジンオイルの漏れが気になることはありませんか？こちらでは、エンジンオイルの漏れによる影響を7つご紹介していきます。エンジンオイル漏れの対処法や費用が気になるという方は、ぜひご覧ください。車のオイル漏れについて理解を深めてみましょう。, キャッシュレスで便利なタクシーチケットはお客様の交通費などに使われるイメージですが、個人で利用可能です。個人で利用すると交通の管理などに便利です。今回はタクシーチケットの購入方法や購入の際の注意点についてご紹介します。タクシーチケット購入の参考にしてください, 車が好きで運転が得意で地理にも詳しい人なら、希望する職種に「運転手」を思い浮かべるでしょう。ただし「運転手」といってもその種類はさまざまです。ここでは「役員運転手」という職種に焦点を当て、役員運転手を目指す人に必要な資質や心得について考えていきましょう。.
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