今まで提出のたびに、ため息や嫌味にさらされていた報告書が「よくまとまっているね」という感想をもらえるツールに変わったとき、報告書作成業務はあなたのスキルになり、自分の成長を感じることできる楽しみに進化することは間違いありません。.
「通常逮捕手続書」、逮捕後に引致して「弁解録取書」、逮捕現場で無令状ガサをしたなら「捜索差押調書」「押収品目録」「押収品目録交付書」、Gで捜索差押許可状をとっているときはその「捜索差押調書」「押収品目録」「押収品目録交付書」, J 逮捕した被疑者について捜査をした 皆さんはきちんとした報告書を書くことができますか？しっかりとした報告書をかけなければ上司や他部署に伝わらないだけではなく、社会人としての常識を疑われかねません。この記事をしっかりと読み伝わる報告書をかけるようになりましょう。, 会社に勤務するようになって報告書を提出しないといけないと悩む社員の方は大変多いです。今回はそのような悩みを持っている方へ報告書の書き方を簡単に解決できる8つのコツをお教えします。この記事を参考にして業務の向上に役立ててください。, 報告書の役割とは情報の伝達と記録です。会社での社員が業務を行うことによって、必ず何らかの情報が生じます。その社員一人一人の情報を会社の元で一元化する機能が報告という業務です。
報告には2種類の効果があります。1つ目は上司が部下の動きをチェックしアドバイスができます。2つ目は企業の最前線の情報を経営戦略に活用できます。, 報告を受けた上司がその情報を得ることによってメリットがありますが、報告をした社員にメリットはあるのでしょうか。
実は、報告書は社員の皆さんの能力を上司に訴える素晴らしい機会なのです。上司は忙しいので部下の動きを一人一人見ることは出来ません。報告書を通じて部下の働き具合をチェックし、報告書から状況を把握して必要な時にアドバイスをします。
報告書は上司と部下をつなぐ重要な役割を果たしています。日々の報告書を通じ自分の能力を評価してもらえるようになります。
どんな情報を上司が求めているか正確に把握し、適切なタイミングで的確な内容を提出することで上司との信頼関係もよくなり高評価に結びつきます。
さらに、事実の報告だけでなく分析を試みて、所感を書き、前向きな提案を行うようにしましょう。きっと有能な社員として評価を受けるでしょう。, 報告書には書き方があります。この書き方の基本を抑えることでしっかりとした報告書がかけるようになるのでしっかりと読みましょう。, ビジネス文書は原則としてＡ4サイズで横書きに統一されています。読みやすく、ファイルするのも便利だからです。企業によっては報告をＡ4用紙一枚に収めるよう勧めています。
ほかにも１枚にまとめたほうがいい理由は、用紙や保管スペースの節約だけでなく、読み手の理解が深まるからです。用紙１枚なら素早く読めますし、一目で全体を見渡すことができ、的を絞ることができます。
報告する量が多いときは、ページ数を入れ、1つの文が次のページにまたがらないようにし、ページ数が増えるときは目次と要約文を入れたシートを表紙に加えると相手に分かりやすくなります。, 簡単に書く秘訣は1文を短く書くことです。ポイントは簡潔さとわかりやすさです。
ビジネス文書の書き方は学校での作文とは違います。簡潔な文章とは50文字をめどに書くといいでしょう。この分量は一つのテーマを書くには十分です。50文字を超えるとき、1文中に2つのテーマが入っていることや無駄は表現が入っている可能性があります。無駄な表現とは意味のない接続詞や修飾語や指示語です。
分かりやすい文章にするためには2つのポイントがあります。1つ目は同じテーマの文を1か所にまとめることです。同じ内容を同じ段落の中に書くと上司も読みやすくなります。
2つ目は文脈を明らかにすることです。段落と段落の関係が、説明なのか原因や根拠を上げているのか効果や予測などかということが分かることで読み手の理解が深まります。, 事実を記述するためには、6W2Hで情報を整理することをおすすめします。そうすることによって記載漏れを防ぐことができます。, 数字はアラビア数字で半角表記すると見やすくなります。四桁の数字以上はコンマ「,」を使うと見やすくなります。会社によっては数字表記が違うので、先輩の作成した報告書を参考にするとスムーズに業務が進みます。漢数字は「一人」としてもいいですし、「1人」としてもいいですが、同じ報告書の中では統一するほうが見やすくなります。, 漢字の使用頻度は全体のバランスによります。平仮名ばかりの文章は幼稚で引き締まって見えないので、教育漢字を用いて書きましょう。旧漢字や難しい漢字はかえって読めない場合も出てくるので、使用は控えましょう。
最近外来語を多用する文章もあります。例えば「コーポレーションには、クリエイティブなノウハウが必要です。」ではほとんど何を言っているのか理解されないので「会社には創造的な方法が必要です」と言い換えたほうがいいでしょう。, 情報を整理して見やすくするために、見出しや箇条書きにするとよいでしょう。見出しはテーマに沿ってつけると見やすくなります。報告書の場合は凝った見出しより情報の内容が分かりやすく伝わるようにするのが原則です。
並列的な内容が続くときは、箇条書きにするとすっきり見えます。箇条書きの文体は「です・ます」体ではなく、体言止め（～ことや名詞で終わる）や「である」体にしましょう。また、文頭に「○」や番号を付けると見やすくなります。, 報告書は論文と違い、上司に提出するので、文体は「です・ます」体を使って敬意を表します。また「である」体と「です・ます」体を混ぜないようにしましょう。
文章を読み返すときに気を付けてください。, 上司が報告書を効率的に読めるように構成に気を配りましょう。はじめにタイトルでテーマを提示します。内容を読まなくてもタイトルでどんな目的の文章なのか知らせます。簡単な文よりは少し具体的な言葉を入れていたほうが分かりやすいです。
タイトルの次に結論を書くのと上司が読む気になります。また、「結局どうなったのか」という結論を冒頭に持ってくると理解しやすく説得力もあります。
次にその結論を導くに至った事実を書きます。調査報告書では、調査データを示し、提案書であれば、根拠や想定されるメリットを書きます。
最後に、分析結果や所感を述べるといいでしょう。書き手の分析や所感を付け加えることによって報告書が生きてきます。, 報告書を作成するにあたり、書いたほうがいいことと書かないほうが良いことがあります。書いたほうがいいことはすでに6W2Hで述べましたが、書かないほうが良いことは基本的にはそれ以外の内容です。
報告書に無駄な内容が含まれていると何が書かれているか理解されなくなるのでばっさりと省きましょう。目的観に徹して必要のない内容は省きます。個人的感想をだらだらと書くのは良くないです。, 今回は「報告書の役割、上手な報告書を書くことでのメリット、報告書の書き方手順、報告書に書いたほうが良いこと、書かないほうが良いこと」というテーマで記事を書いてきました。報告書作成は決して嫌なもの面倒なものではなく、上司や会社にとっても必要な内容であり、自分にとっても有意義なことであることを理解していただいて今後の業務の向上に役立てていただければ幸いです。, どんなに有能な人であっても、仕事をしている中でミスをすることは当然あります。大切なのは、ミスをしてしまった時に速やかに謝罪をおこなうことでしょう。この記事ではメールで謝罪をする方法に加えて、その例文やポイントについても徹底解説しています。, 最近では減ってきたといわれる年賀状の投函数。SNSなどで簡単に繋がることができる現代だからこそ、年賀状という昔からあるあいさつ状がホッとされるのではないでしょうか。今回はそんな年賀状の注意点と例文を相手別に挙げてみました。, 架電という言葉の意味を知っていますか。架電は電話をかけるという意味があります。この記事では、そんな「架電」という言葉の使われ方について例を挙げて紹介しています。架電という言葉を耳にしたことがある方や、初めて聞く方は正しい使い方をマスターしましょう。, 「いただいております」という敬語の意味と使い方の記事となっています。二重敬語にはなっていないので、ビジネスの中でもどんどん使用していきましょう。正しい敬語は難しいですが、使用例と注意点も載せているので、確認しながら参考にしてみましょう。, 意外に会社で使用する敬称は慣れていないと悩んでしまうものです。今回はそれぞれの敬称をどの時に使用すればいいか詳しく説明しています。間違った敬称のまま文書や封書、そしてメールを相手先に送ると失礼になるので、ここでしっかりマスターしましょう。, お客様向けの年賀状についての記事です。例文を取り入れながらビジネス用語も交え、ビジネス年賀状の書き方をマスターできる記事になっています。ビジネス年賀状でありながら、お客様に気持ちが伝わる年賀状にするにはどうすればいいかも記述した記事になっています。, 年賀状の宛名が「連名」ってどういう意味？連名を使わないのはマナー違反か？といったことで悩んだことはないでしょうか。この記事では、年賀状を連名で出す意味や、個人や会社で宛名を連名で出す場合などについて解説していますので、ぜひご覧ください。, 内定先に年賀状を出すべきか否かは人によって意見が分かれてきます。また内定先から思いがけず年賀状を受け取ることもあります。そのような時の対処に悩んだり、どのように文章を書いたりしたら良いか悩む方も多いです。そこで内定先への年賀状の例文をまとめました。, 会社員だと上司や先輩に年賀状を出すこともあります。年賀状はさまざまなマナーがあるので、失礼がないように気を付けたいものです。さらには退職をしたり退職をする予定の時の年賀状に頭を悩ませている方も多いでしょう。そこで、退職時の年賀状の例文をまとめました。, 社会人として、年賀状にもビジネスマナーを意識する必要があります。いつも顔を合わせている職場の上司への年賀状は、手書きで添える一言コメントの内容を工夫して、好印象を与えたいものです。今回は、上司への年賀状の挨拶を例文を交えて紹介します。, 年賀状が遅れた時にどうすればいいかと悩んだことはありませんか。この記事では遅れた際に気をつけるポイントと、上司・取引先・同僚・部下・友達など相手別に挨拶の例文を紹介しています。年賀状が遅れた際の対応に悩んだ際には、ぜひ参考にしてみてください。, 「取り急ぎ～」は、ビジネスメールなどで良く使われる便利な言葉です。使い勝手が良いため、頻繁に使用し過ぎていませんか。「取り急ぎ」には、言い換えの表現がいくつかあります。「取り急ぎ」の意味や、メールを送るときの注意点などについて詳しくご紹介します。, LINEやメールが一般的になった昨今だからこそ、年賀状やポストカードを送って真心を伝えてみてはいかがでしょうか。この記事では年賀状やポストカードの正しい書き方やマナーに加えて、注意点についてもご紹介しています。ぜひ参考になさってみてください。, 年賀状メールを相手に送る場合は基本的な書き方を熟知しておく必要があります。郵便で送る年賀状と違い、機器の不具合などで読めないことがあるので環境依存文字を避けましょう。目上の人や取引先へ年賀状メールを送る際は相手を敬った書き方をするようにします。, 「夜分に失礼します」という言葉は、夜間にメールや電話で連絡を取る際に使われる言葉です。この一言を添えるだけで、相手が受ける印象が変わります。「夜分に失礼します」の夜分とはいつなのか、どのように使えばいいのか、使う際の注意点などをご紹介します。, 年賀状を準備する季節になりました。年賀状をもらった際に書かれている「ご自愛ください」を自分も使いたいものの、正しい使い方がわからないという方も多いでしょう。この記事では「ご自愛ください」の意味や使い方、年賀状の豆知識などについて例文を交えながらご紹介します。, 転職の面接では必ずといってよいほど、「前社の退職理由はなんですか？」といった質問を受けます。その回答次第で面接の勝算が変わってくることもあるでしょう。そこでこの記事では、前社の退職理由を聞かれる理由やその答え方についてご紹介しています。, ビジネスにおける年賀状の宛名の書き方や注意するポイントをご紹介します。ビジネスの場合は、宛名に役職や肩書を年賀状に書くことがあります。また、年賀状の宛名は手書きをすることがおすすめです。手書きは気持ちが伝わりやすく、宛名のみ手書きされる方も多いです。, LINEやメールで新年の挨拶をする人が増えているからこそ、お世話になっている会社の先輩には年賀状で日頃のお礼を伝えたいものです。この記事では会社の先輩に宛てる年賀状の例文や、知っておきたい年賀状のマナーについてご紹介しているのでぜひご覧ください。, ビジネス文章を見たり仕事をしていたりすると、「ご足労」という言葉を聞く機会はあります。聞く機会が多いからこそ、「おそらく出向く事だろう」と聞き流してしまいますが、使い方に注意をする必要があります。ご足労の正しい使い方などをまとめたので、参考にして下さい。, https://dvrs04bx77b2x.cloudfront.net/item/image/normal/69370.jpg, https://dvrs04bx77b2x.cloudfront.net/item/image/normal/69371.jpg, https://dvrs04bx77b2x.cloudfront.net/item/image/normal/69378.jpg, https://dvrs04bx77b2x.cloudfront.net/item/image/normal/69379.jpg.
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